怎样使房地产权属档案的管理更加规范

2018-12-04来源:admin围观:128次

  随着房地产经济的不断发展,房地产权属档案管理工作变得越来越重要,不断完善房地产权属档案管理,制定统一的国家标准,实现权属档案的标准化、数字化,成为档案工作者面临的迫切问题。本文针对房地产权属档案管理工作中存在的主要问题进行了探讨,提出了具体改进措施,希望对从事房地产权属档案管理工作的同仁有所启迪和借鉴。

  近几年,为遏制部分城市房价的过快上涨,国务院出台了一系列调控政策。新政给房地产市场带来了冲击,也引发了档案工作者对房地产权属档案管理的新思考。怎样使房地产权属档案的管理更加规范,增强新政的执行力度,使档案工作更好地服务于社会,成为档案人面临的新课题。

  房地产权属档案是房屋产权权属信息的重要载体,涉及房产登记、产权交易、法律纠纷、旧城改造等诸多方面,与人们的生活息息相关,其重要程度不言而喻。由于房地产权属管理信息量大、变动关系复杂,这就使得房地产权属档案的数量大、跨度大,存在的问题也较为突出。

  1.现行文件过于笼统,缺乏操作性。随着房地产业和住房商品化的迅猛发展,房地产权属档案变得越来越重要,档案数量也越来越多,单靠传统的管理方式和管理手段已远远不能适应新形势发展的需要。利用现代化技术设备、服务手段和科学的管理方法,实现房地产权属档案管理现代化已是必然趋势。而标准化是现代化的基础,在房地产权属档案管理工作中推行标准化,是房地产权属档案实现现代化管理的首要前提,也是做好房地产权属档案管理工作的必要条件。目前,在实际工作中,房地产权属档案管理的依据仍然是2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。《城市房地产权属档案管理办法》从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定,但只限于宏观层面,缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是,服务中心窗口受理业务时收什么材料,档案室就存什么材料,对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确,还缺少统一的标准。

  2.保管期限不明确,致使档案库房紧张。《城市房地产权属档案管理办法》规定:房地产权属档案应以丘为单元建档,以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档,将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起,合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确,无法开展鉴定、销毁工作。如他项权注销登记、拆迁房屋注销登记、房改房注销登记等利用率不高的注销档案材料也会占用一定的空间。因此,房地产权属档案出现了有增无减的现象,必将导致档案库房空间的资源短缺。

  从2006年起,北京市逐步推行房屋买卖网签工作,即将各种不同类型的房屋登记业务内容上传到北京市权属交易网。北京市权属交易网搭建了一个覆盖全市房屋信息的平台,为有效执行国务院房地产新政,抑制炒房行为,严格控制二套房贷款等政策提供了可靠的信息源。目前,通过产权人姓名、产权人身份证号、坐落等条件均可到权属交易网查询到相关的信息,但是北京市权属交易网只是符合权属登记流程的一个系统,与各区县的房地产权属档案实体管理缺乏关联,不能作为房地产权属档案管理专用软件。因此,加强房地产权属档案数字化工作十分必要。

  

  在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题:一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案形成后,房产的买卖、赠与、交换、继承与遗赠、分割与合并等变更不断发生,房屋拆除、翻新、扩建等变更日趋频繁,房屋的抵押、查封等产权受限制的情况不断形成,因而房地产权属档案处于不断的转移和变更之中,具有极强的动态性。而房地产权属档案则要随产权人变化而变化,随房屋现状变更而变更。房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致,并不断补充、更新材料,自始至终反映房屋产权的现实情况,这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一,实现无缝链接。二是档案管理软件要统一,不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因,不同业务往往由不同的部门负责,这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件,致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。这样多个软件、多种形式的数据库存储方式,使得电子数据的应用产生诸多不便,而目录索引这种记忆性的记载作用等同于无数字化之前的“记录簿”,档案管理对索引有很强的依赖,使得数字化录入没有起到最初我们所期望的作用。因此,研发适合房地产权属档案管理的专用软件,提高房地产权属档案数字化管理水平,势在必行。

  由于房地产交易与权属登记是流程式服务,按规定一般的流程是“受理-初审-缴纳税费-审批-发证-归档”。每个环节都有各自的职责、相应的业务规范。因此,每一宗不同类型的业务所形成的文件材料也各有不同。所以,房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业性。这就使得房地产权属档案管理人员既要具有一定的档案管理知识,又要了解一些测绘、法律等相关的专业知识,还要懂得每一类权属登记流程中要形成的文件材料。因此,针对档案管理人员的业务培训工作是非常重要的,但现实情况却是这方面培训工作不到位。

  目前,针对房地产权属档案管理工作可参照执行的国家标准、规范不多,我们同行同系统之间也有类似的困惑。一方面我们要加强学习和研究,结合实际工作不断创新;另一方面,相关的行政主管部门应积极协调有关部门尽快制定出房地产权属档案管理实施办法,并出台操作性强的相关标准、规范。规范应包括具体每项业务所需文件的归档范围、文件材料的具体规格、保管期限、鉴定销毁制度等内容,以便于档案工作人员在实际工作中参照执行,在接收档案时有据可查,确保房地产权属档案收集齐全、整理规范。对于不符合要求的档案能够及时发现问题、纠正错误,避免在档案利用环节中产生不必要的纠纷。

  根据房地产权属档案管理工作需要,按照档案管理相关要求,研发出符合房地产权属档案管理工作需求的档案管理专用软件,成为现实工作中较为迫切的一项工作。房地产权属档案管理专用软件必须实现系统内同一卷档案中所包含的档案材料的统一,并且根据档案中任一信息记录可找到该案卷,查看到该卷全部的业务过程,达到档案管理专用软件中的数据与纸质档案内容完全统一、吻合。比如利用者只提供了产权人姓名、产权人身份证号、房屋坐落、产权证号、房地产权属档案号等主要信息中的一条简单信息就可以查找出所需的全部信息内容。因此,房地产权属档案管理专用软件,可以实现房地产权属档案的多方位快速检索,为利用者快速查询到所需信息,减少查询时间,提高工作效率。

  一方面,行政主管部门应联合档案主管部门加强对房地产权属档案管理人员的专业培训,使其及时了解、掌握新知识、新政策、新程序,不断更新档案管理人员的知识结构,建立一支既懂档案管理,又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍。另一方面,房地产权属档案管理人员也要加强对房地产权属档案形成规律的调查和分析,并与有关文件形成单位如测绘、拆迁、司法等部门保持经常性的联系,及时了解、掌握产生的相关文件,做到对办理业务的各个环节中应产生的文件材料了如指掌,使归档材料齐全完整、不遗不漏。

  总之,“房产”在人们的日常生活中扮演着极其重要的角色,它和人们的生活密不可分,而房地产权属档案作为房屋的“身份证”,其唯一性、凭证性、公正性在房地产行政管理、司法协助、产权交易等工作中发挥着不可替代的重要作用,对稳定房地产市场,保护老百姓的合法权益起着关键性作用。因此,我们的房地产权属档案行政主管部门和档案业务部门都应高度重视房地产权属档案的管理,在制定和完善房地产权属档案专业标准和规范的基础上,实现房地产权属档案的信息化管理,加强专业人才的培养和培训工作,使房地产权属档案管理有法可依、有章可循,为百姓提供更加便捷、高效的档案服务,促进经济社会的快速健康发展。

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